Déduction des frais de repas BNC

Dans notre série d’articles traitant des règles fiscales spécifiques applicables aux BNC (Bénéfice Non Commerciaux), nous commençons par la règle du repas pris hors domicile.

Pourquoi ? Parce que TOUS les BNC sont concernés !

La règle du repas seul : qu’est-ce que c’est ?

Le principe

Dans le cas d’un repas pris “seul”, c’est à dire sans invitation d’une personne tierce, l’administration considère que la partie dépassant le coût d’un repas pris au domicile - dans une certaine limite - est lié à l’exercice de l’activité du BNC et peut donc être déduite du résultat.

Les conditions

Le travailleur indépendant soumis à l’impôt sur le revenu (IR) sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non-commerciaux (BNC) peut déduire les frais supplémentaires de repas de son résultat, sous […] les 3 conditions suivantes :

• Constituer des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession (déplacement professionnel chez un client ou repas d’affaires par exemple), et non par des convenances personnelles (les frais de l’époux ou du partenaire de Pacs sont exclus)
• Être justifiés par la distance entre le lieu d’exercice et le domicile
• Être effectivement engagés (sous réserve d’une pièce justificative, notamment facture d’un restaurant ou d’un traiteur)

Source: site officiel d’information administrative pour les entreprises

Les seuils

La fraction de la dépense qui correspond aux frais que le contribuable aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile constitue une dépense d’ordre personnel. Elle ne peut pas être prise en compte pour la détermination du bénéfice imposable.

Attention : la valeur du repas pris au domicile et d’un repas préparé par le professionnel lui-même (gamelle) n’est pas déductible. Seuls les frais supplémentaires de repas peuvent être considérés comme rendus nécessaires par l’exercice de la profession du BNC.

La dépense déductible correspond à la différence entre les frais de repas réellement engagés et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture.

Cependant, au-delà de la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas des salariés, la dépense engagée est considérée comme excessive et n’est pas déductible.

Source: site officiel d’information administrative pour les entreprises

Barèmes 2024 frais de repas

Les seuils sont fixés chaque année en janvier. Pour 2024, le nouveau barème est disponible depuis le 18 janvier 2024.

Voici les barèmes sur les 3 dernières années :

Exemples avec le barème 2024 :

• Sur une dépense de 16 € TTC, le professionnel peut déduire les frais de repas à hauteur de 16 € - 5,35 € = 10,65 €
• Sur une dépense de 35 € TTC, les frais déductibles sont de 20,70 € - 5,35 € = 15,35 €

Remarque importante

Même pour les BNC assujettis à TVA, la règle ne stipule pas de récupération possible de TVA. La TVA concernée par les repas pris seul hors domicile ne peut donc pas faire l’objet d’une exonération.

Pratiques actuelles et simplicité de traitement avec Ytems

Une règle peu appliquée

Les centaines d’échanges avec les cabinets que nous rencontrons montrent que la règle est très rarement appliquée. Nous avons identifié deux raisons principales :

• Les montants concernés pris individuellement sont faibles donc le niveau de risque lors d’un contrôle est généralement restreint. Les cabinets prennent en compte ce niveau de risque par rapport au temps qu’ils passeraient pour appliquer strictement cette règle.
• Les méthodes de travail actuelles ne permettent pas de gérer simplement la répartition entre le compte de charge et le compte d’exploitant. Les règles d’imputation saisies manuellement pour affecter les transactions récupérées via EBICs - lorsque ce mode de collecte est disponible - ne permettant d’allouer qu’une seul compte de contrepartie (en-dehors de la TVA).

Les raccourcis des cabinets

Pour un certain nombre de cabinets, l’application de cette règle est plus sensible que pour d’autres, en particuliers ceux accompagnant un nombre important de professions libérales.

Par exemple : les avocats ont plus le réflexe de déduire de façon systématique leurs frais de repas que les professions médicales et paramédicales. Les cabinets spécialisés sur ces types de clients se sentent plus concernés par l’application de cette règle.

Afin d’être le plus efficace, ces cabinets ont l’habitude de passer une écriture en fin d’année à partir de l’intégralité des transactions de repas.

Une application automatique et instantanée avec Ytems

La solution Ytems est conçue pour simplifier au maximum la vie des collaborateurs en éliminant toutes les tâches sans valeur ajoutées dans le traitement des dossiers BNC.

Appliquer la règle du repas pris seul hors domicile est une plaie. Ytems l’applique automatiquement en calculant la quote part non déductible pour la réaffecter automatiquement en compte d’exploitant (voir exemple ci-dessous)

Que se passe-t-il s’il s’agit d’une invitation client ou confrère ? Le BNC n’aura qu’à tagger le justificatif correspondant dans l’application. La charge est alors déduite dans son intégralité. Dans le cas d’un BNC soumis à TVA, les montants hors taxe et de TVA sont extraits du justificatif associé à la transaction (OCR):

• La charge hors taxe est imputée au compte de réception (6257 ou équivalent)
• la TVA déductible est imputée au compte correspondant (4456)

Pourquoi pas vous ?

À aujourd’hui, 96% des dossiers gérés sur Ytems voient la règle du repas seul appliquée par défaut. Contactez-nous pour en savoir plus sur l’application de cette règle et comment nous pouvons vous aider !

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