Collecte comptable automatisée : ne perdez plus de temps à courir après les justificatifs
Ytems suit, relance, classe, extrait et rapproche les pièces de vos clients. De la note de frais au relevé bancaire, tout est prêt pour la production sans saisie ni relance manuelle.
Liste de tâches automatisée
Gardez une longueur d'avance sur vos clients !
Ytems génère automatiquement une liste de tâches personnalisée pour chaque client, facilitant le suivi et la collecte des pièces manquantes.
Relances automatiques personnalisables : définissez la fréquence et le contenu des rappels selon vos préférences.
Mise à jour en temps réel : la liste évolue automatiquement en fonction des documents reçus ou absents.
Suivi centralisé : visualisez l'ensemble des tâches et des relances en un seul endroit.
Emails de relance prêts à l'envoi : depuis le portail comptable, envoyez des rappels en un clic.
OCR et découpage intelligent des PDF
Transformez les documents en données exploitables
Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), Ytems extrait automatiquement les informations clefs des documents et gère le découpage des fichiers PDF.
Extraction automatique des données essentielles : marchand, montant, date, TVA.
Découpage intelligent des fichiers PDF : identification et séparation des documents multiples dans un seul fichier.
Indication du mode de paiement : votre client spécifie si l'achat a été effectué en espèces ou depuis un autre compte.
Associations automatiques
Reliez automatiquement transactions et justificatifs
Ytems associe automatiquement les documents aux transactions bancaires correspondantes, assurant une comptabilité fluide et précise en temps réel toute l’année.
Association entre pièces justificatives et transactions : rapprochement automatique basé sur les données extraites.
Génération des écritures automatiques : à partir de votre plan comptable étalon et des FECs historiques clients.
Dossiers prêts toute l’année : facilitez le conseil et l'accompagnement de vos clients à tout moment.
Classement automatique des documents
Organisez les justificatifs sans effort
Les documents sont automatiquement classés selon des critères pertinents, facilitant leur recherche et leur consultation.
Organisation par date, tags, fournisseurs, montants : retrouvez rapidement les documents nécessaires.
conforme aux réglementations en vigueur pour une conservation optimale.
Segmentation des documents : OD, échéanciers, SNIR, relevés bancaires, etc.
Gestion des notes de frais
Simplifiez la gestion des dépenses professionnelles
Ytems offre une solution efficace pour la gestion des notes de frais, de la capture à l'intégration comptable.
Transmission des justificatifs : via l'application mobile ou depuis le portail comptable.
Intégration directe en comptabilité : calcul automatique de la TVA et génération des écritures correspondantes.
Archivage numérique : conservation sécurisée des notes de frais pour une conformité optimale.
Gagnez du temps à chaque étape avec les fonctionnalités clefs
Découvrez comment Ytems accompagne les experts-comptables au quotidien.
Plus de relances pour les pièces comptables pendant la période fiscale et de dépôt de classeurs qui s’accumulent sur les bureaux de nos collaborateurs. Le client dépose ses documents sur Ytems au fur et à mesure. Une relance trimestrielle est faite au besoin en 2 clics. La révision est continue et lissée sur l’année. Nous sommes désormais en mesure, si le client nous le réclame, d’établir une situation ou sortir des comptes révisés dans l’heure.
Thomas Lemaire
Expert-comptable associé - BL Expertise
L’intégration d’Ytems nous a permis de gagner un temps significatif sur le traitement des dossiers des professions libérales afin de pouvoir passer davantage de temps pour les accompagner au mieux et anticiper les régularisations de charges et d’impôts à venir. L’accompagnement sur mesure lors de la mise en place de la solution à un impact très positif sur la satisfaction de nos clients et favorise son déploiement tout en offrant un meilleur confort de travail pour nos collaborateurs.
Sébastien Korf
Expert-comptable associé - ICS
Plébiscité par mes clients pour le suivi efficace de leur activité. J’y vois aussi un levier pour renforcer l’interaction et l’accompagnement personnalisé que je leur propose.
Nathalie LAPIERRE
Expert-comptable associée - CPC
Les dossiers sont suivis plus régulièrement : c’est l’un des principaux avantages de cet outil. L’atterrissage au 31/12 est donc plus facilement pilotable et le client peut suivre l’évolution de son activité via le tableau de bord. Et pour la révision, les pièces étant jointes aux écritures, c’est bien plus confortable pour le collaborateur.
Stéphanie Cadouot
Cheffe de mission - Cogesten
Il permet, sans intervention du cabinet, de bénéficier d’une compta propre avec les justificatifs reliés aux opérations. Il ne reste plus qu’à faire des vérifications et quelques reclassements pour atteindre une saisie identique voir supérieur à celle faite grâce à d’autres outils nécessitant une intervention forte des collaborateurs. Une saisie annuelle de BNC est faite en une heure. Hâte de bénéficier de cette performance pour réaliser les 2035
Thomas Charbonnier
Expert-comptable associé - Magma
Nous avons déployé Ytems sur tous nos dossiers BNC depuis plus de deux ans maintenant. Côté cabinet il y a un réel gain de temps et donc de rentabilité avec une amélioration significative du confort de travail des équipes. La satisfaction des BNC est là : ils disposent d’une comptabilité en temps réel et réduisent le temps administratif lié à la gestion de leur entreprise avec l’utilisation de l’application sur smartphone. En plus les équipes Ytems s’occupent de toute la mise en place des dossiers, c’est extrêmement efficace.
Christophe Todeschini
Expert-comptable associé - Adexiam
Questions fréquentes
Nous sommes là pour répondre à toutes vos interrogations, n'hésitez pas à nous contacter !
Peut-on personnaliser les règles ?
Oui, vous pouvez ajuster :
- Les conditions des relances (documents, échéances),
- Les règles de découpage PDF,
Les critères d’association transactions/justificatifs. Le tout sans besoin d’assistance technique.
La gestion des notes de frais est-elle intégrée ?
Totalement. Capture via mobile ou portail, extraction via OCR, calcul automatique de la TVA et génération d’écriture. La conservation légale est assurée.
Le classement des documents est-il automatisé ?
Oui. Ytems organise les pièces par date, fournisseur, tags, catégorie ou montant. Vous retrouvez les justificatifs en un clic dans l’interface archivée, sans action manuelle.
Comment se fait l’association entre justificatifs et transactions ?
L’association est proposée automatiquement en fonction des données extraites et des transactions bancaires reçues. Vous pouvez ensuite valider ou ajuster les correspondances. Les écritures comptables sont générées sur cette base, selon votre propre plan comptable.
Que fait l’OCR intégré ?
Ytems lit et extrait automatiquement les données clés de chaque document (comme le montant, la date, le marchand ou la TVA). S’il y a plusieurs justificatifs dans un seul fichier PDF, ils sont automatiquement séparés pour être traités individuellement.
Comment fonctionnent les relances automatiques ?
Depuis le portail, vous définissez la fréquence et le contenu des relances. Ensuite, tout est automatique : les clients reçoivent des rappels ciblés par email, directement depuis Ytems.
Qu’est-ce que la To Do list sur l’app ?
Ytems génère automatiquement une liste de tâches personnalisée pour chaque client, basée sur les pièces manquantes ou reçues. Ainsi, vous anticipez les relances, pilotez les dossiers en temps réel et structurez le suivi client sans effort.
Pour aller plus loin sur la saisie automatisée
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Découvrez toutes nos fonctionnalités
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Synchronisation bancaire
Récupérez, vérifiez et centralisez toutes les transactions de vos clients automatiquement. Multi-banques, cartes différées, soldes… tout est déjà prêt.
Pré-comptabilité
Libérez-vous des tâches répétitives grâce à l'automatisation de la saisie. Avec Ytems vos dossiers sont à jour, toute l'année !
Gestion des documents
Ytems suit, relance, classe, extrait et rapproche les pièces de vos clients. De la note de frais au relevé bancaire, tout est prêt pour la production.
Modules spécifiques
IK, amortissements, SCM, frais spécifiques… Ytems traite pour vous tous les cas particuliers, avec génération automatique des écritures et conformité assurée.
Déclaration fiscale
DAS2, AGA, liasse, plaquette… Ytems simplifie chaque étape jusqu’à la télétransmission, avec contrôles intégrés et livrables personnalisés.
Tableaux de bord
Offrez à vos clients libéraux une vision immédiate et fiable de leur activité. Proposez un service qui renforce votre position de partenaire stratégique.
Déclaration de TVA sans friction, directement depuis Ytems
Avec Ytems, la gestion de la TVA des BNC devient fluide, centralisée et sécurisée, depuis la récupération du justificatif jusqu’à la déclaration.
Facturation électronique (PDP)
Anticipez la réforme sans stress, avec une solution prête à chaque étape !
Exports avec pièce
FEC conforme, pièces jointes intégrées, compatibilité native avec vos outils : exportez en toute confiance, sans perte d'information ni aller-retour.
Révision
Checklist trésorerie, cycles spécialisés, rôles clairs et clôture sécurisée : Ytems cadrele processus pour une révision fluide, rigoureuse et à plusieurs mains.