6 idées reçues sur la comptabilité de trésorerie

À priori, réaliser la tenue comptable en encaissements-décaissements semble simple : il suffit de récupérer les transactions bancaires, de les affecter dans les bons comptes et le tour est joué.

Si c’était vraiment le cas, alors les experts-comptables ne se soucieraient pas de la productivité sur ce segment clef de leur portefeuille.
Or, c’est un vrai sujet pour eux, regardons ensemble pourquoi.

Idée reçue numéro 1 : la tenue annuelle en comptabilité de trésorerie c’est rapide

VRAI

…Dans le cas idéal où l’on obtient toutes les informations en temps et en heure – ce qui n’arrive jamais. Le temps total dépend évidemment du niveau de « discipline » du client mais aussi de la taille et de la complexité des dossiers : nombre de transactions, avec ou sans TVA, fréquence des déclarations etc…

Plusieurs centaines d’interviews et les retours de nos clients actuels montrent qu’il faut compter en moyenne 12h au total pour un dossier sans TVA alors qu’un dossier avec TVA demande souvent plus de 20h de travail. À savoir que plus de 50% du temps est dédié à la saisie et aux relances liées aux justificatifs manquants et ce, en pleine période fiscale.

Idée reçue numéro 2 : l’EBICS automatise la récupération de toutes les transactions

VRAI et FAUX

Arrivé en France en 2006, le protocole EBICs a permis de mettre en place la récupération automatique des données bancaires, une réelle avancée sachant que les processus étaient principalement manuels. Cette solution est en revanche loin d’être idéale.

Toutes les banques ne disposent pas de ce protocole et plusieurs banques clefs n’ont pas d’accords avec les partenaires du secteur de l’expertise-comptable.

Par ailleurs, seuls les comptes de type professionnel sont concernés : les nombreux BNCs optant à juste titre pour un compte de type « particulier » dédié à leur activité professionnelle (légal et plus économique) ne peuvent donc pas en bénéficier.

La mise en place requiert aussi la signature d’un mandat tripartite, étape fastidieuse lors de l’intégration d’un nouveau dossier.
L’activation n’est effective qu’après 3 semaines au minimum et la récupération des historiques n’est pas disponible, ce qui génère un travail manuel de saisie des transactions antérieures.

Si cette solution robuste convient à certains clients, son manque d’agilité et sa couverture incomplète sont un véritable frein à l’harmonisation des méthodes de travail et aux gains de productivité associés. Les investissements des banques se concentrent aujourd’hui sur la DSP2 qui est la norme de l’Union Européenne en termes de connexions bancaires et permet une synchronisation instantanée. Ceci explique le succès d’applications telles que Bankin, Linxo, Lydia utilisées par des millions de particuliers.

Idée reçue numéro 3 : le paramétrage manuel des affectations génère automatiquement l’essentiel de la tenue comptable

VRAI et FAUX

Le paramétrage de l’affectation des écritures réalisé à partir des libellés des transactions bancaires a indéniablement permis l’automatisation d’une partie de la tenue comptable.

Quid des cas suivants alors ?

• Nouveaux libellés pour les nouveaux fournisseurs, abonnements, restaurants etc…qui n’étaient pas présents les années antérieures.
• Paiements par chèque ou en débit différé pour lesquels les justificatifs correspondants sont nécessaires pour effectuer l’affectation.
• Paiements en espèce ou via le compte bancaire personnel de l’exploitant ce qui arrive au moins une fois par trimestre à toutes les professions libérales.
• Gestion de la TVA : même s’il est possible de paramétrer un taux de TVA par défaut pour un libellé spécifique, seule la TVA de la facture compte.

Sans compter que :

• Ce paramétrage reste manuel pour chacun des dossiers. Et sachant que les plans comptables sont rarement harmonisés au sein d’un même cabinet, les copier-coller des règles ne fonctionnent que partiellement.
• La réconciliation facture-transaction reste un travail 100% manuel qui prend énormément de temps.

Idée reçue numéro 4 : mes solutions de transmission des factures fonctionnent pour les BNCs

VRAI

Box partagée, GED, applications de scan des factures, connecteurs etc…

Toutes ces solutions digitales existent déjà. En réalité, aucune d’entre elles ne résout le problème de récupération des justificatifs, dans la mesure où les BNCs les utilisent peu, voire pas du tout. C’est ce qui ressort là encore des centaines d’interviews réalisées auprès des experts-comptables et de leurs clients en BNC.

Pourquoi ce faible taux d’utilisation?

Parce qu’ils ne voient pas l’intérêt pour eux d’envoyer les documents en temps réel.

Lorsqu’ils les envoient, rien ne se passe : pas de restitution instantanée sur leur activité, et le pointage n’étant pas effectué, ils ne savent même pas quels justificatifs sont encore manquants. La plupart attendent donc le dernier moment ce qui a une conséquence directe sur la vie du cabinet :
la chasse aux justificatifs en pleine période fiscale!

Idée reçue numéro 5 : les BNCs ne s’intéressent à leur comptabilité qu’une fois par an

FAUX

Il est certain que les besoins en termes de suivi d’activité sont moins approfondis pour les BNCs que pour les entreprises en comptabilité d’engagement. De là à affirmer que regarder le solde de leur compte en banque leur suffit, il y a une vraie différence.

Par manque d’outils adaptés, les cabinets traitent la plupart de ces dossiers en une fois avant la déclaration fiscale. Et si un BNC demande un point en cours d’année avec une potentielle estimation de résultats annuels, les équipes travaillent spécifiquement à cet effet (souvent dans l’urgence) ce qui diminue la rentabilité du dossier.

Est-ce à dire là encore qu’un à deux situations par an suffisent ?

Si vous leurs demandez, les BNCs vous diront qu’ils souhaiteraient avoir de la visibilité tout au long de l’année sur leurs chiffre d’affaires, dépenses, cotisations sociales et anticiper au mieux leur résultat.

Idée reçue numéro 6 : les BNCs ne veulent pas de nouvelles solutions

FAUX

La résistance au changement est naturelle, quelle que soit la taille de l’entreprise et son secteur d’activité. Que les équipes du cabinet remontent ce

type d’information est tout à fait normal.

On disait la même chose par exemple des applications bancaires qui sont aujourd’hui indispensables pour tout paiement en ligne.

Effectivement, une partie minoritaire des BNCs souhaitera continuer à envoyer sa boîte à chaussure débordant de justificatifs en pleine période fiscale.

Tous les autres attendent en réalité que leurs expert-comptable leur propose de nouvelles solutions qui s’appuient sur les technologies d’aujourd’hui pour bénéficier d’un meilleur accompagnement. Les BNCs utilisateurs d’Ytems en sont la preuve. Demandez-leur.

On comprend maintenant que malgré les outils déjà en place, effectuer la tenue en comptabilité de trésorerie n’est absolument pas aussi simple que l’on pourrait le penser – le diable se cachant dans les détails, et il y en a beaucoup.

La situation actuelle est tout à fait logique : jusqu’à présent aucun éditeur de logiciel destiné aux experts-comptables ne s’était réellement penché sur le sujet, il y a tellement à faire sur la comptabilité d’engagement !

En tous les cas, c’est ce que nous avons décidé de faire chez Ytems : travailler exclusivement avec les entreprises d’expertise-comptable sur l’optimisation de la gestion des dossiers en comptabilité de trésorerie.

Vous voulez en savoir plus ? Prenez rendez-vous avec nous : https://calendly.com/d/g4q-83w-ts3

Rappel: quelles entreprises peuvent tenir une comptabilité de trésorerie?

Peuvent opter pour la tenue comptable en comptabilité de trésorerie les BNCs soumis au régime de la déclaration contrôlé et les BICs auxquels le régime réel simplifié d’imposition s’applique de plein droit, c’est-à-dire, si leur chiffre d’affaires hors taxe est compris entre :

• 176 200 et 818 000 € pour les activités d’achat revente, vente à consommer sur place et fourniture de logement (autre que la location meublée) ;
• 72 600 et 247 000 € pour les activités de prestation de service et location meublée.

Il s’agit donc des professions libérales réglementées ou non - professions médicales et paramédicales, avocats, consultants, artistes-auteurs entre autres - mais aussi des LMNP, SCI, agents immobiliers, Taxi/VTC, entrepreneurs de main d’œuvre, agents de sécurités, coiffeurs, etc.

La quasi-intégralité des entreprises d’expertise comptable gère donc des dossiers en comptabilité de trésorerie ou qui pourraient l’être.

Nous avons écrit cet article en ayant en tête nos utilisateurs en BNC mais toutes les catégories mentionnées ci-dessus sont en réalité concernées.